Trong hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp, có những chi phí sử dụng cho vận chuyển, bốc dỡ như thuê xe ôm, xe ba gác, máy xúc, máy ủi của cá nhân thì thường không có hóa đơn nhưng lại chiếm một phần trong các khoản chi của doanh nghiệp. Ngoài việc tìm hiểu về giá in hóa đơn GTGT, về thủ tục đặt in hóa đơn, những khoản chi phí không có hóa đơn cũng khiến kế toán “đau đầu”. Vậy đối với trường hợp chi phí vận chuyển, bốc dỡ không có hóa đơn, kế toán cần xử lý thế nào để khoản chi đó trở thành chi phí hợp lý? Hãy cùng giải đáp qua bài viết sau đây.

1. Thuê dịch vụ vận chuyển, bốc dỡ của cá nhân

Đây là trường hợp xảy ra khá thường xuyên ở doanh nghiệp. Để có thể đưa những chi phí này thành chi phí hợp lý của đơn vị, kế toán có thể xử lý như sau:

a. Đối với mức chi phí vận chuyển, bốc dỡ có giá trị nhỏ hơn 2 triệu/ lần

Bước 1: Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động thời vụ dưới 3 tháng với người cung cấp dịch vụ và phải kèm theo chứng minh thư hoặc thẻ căn cước công dân của cá nhân đó.

Bước 2: Thanh toán khoản chi phí trên thông qua tiền lương. Khi đó, khoản tiền thanh toán cho nhân viên vận chuyển sẽ trở thành một khoản trong bảng tính lương cho người lao động của doanh nghiệp.

Bước 3: Kế toán thanh toán tiền lương và lấy đầy đủ chữ ký của người cung cấp dịch vụ trên bảng lương thanh toán của doanh nghiệp.

b. Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ của cá nhân có giá trị lớn hơn 2 triệu/ lần hay tháng

Nếu theo quy định, khoản thu nhập này của người vận chuyển bốc dỡ phải nộp thuế TNCN, vì thế đây vừa có thể là chi phí hợp lý vừa thực hiện nghĩa vụ nộp thuế GTGT. Để có thể xử lý trường hợp này, kế toán thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động thời vụ dưới 3 tháng và có kèm theo chứng minh thư của người cung cấp dịch vụ.

Bước 2: Thanh toán các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển bốc dỡ thông qua tiền lương. Và khoản mục tiền lương của nhân viên vận chuyển sẽ được cho vào bảng tính lương của doanh nghiệp.

Bước 3: Thanh toán tiền lương đồng thời lấy đầy đủ chữ ký trên bảng thanh toán lương

Bước 4: Khấu trừ thuế TNCN 10% và phần còn lại trả cho người cung cấp dịch vụ vận chuyển. Sau đó, cung cấp cho người cung cấp dịch vụ bản chứng từ khấu trừ thuế TNCN để họ thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế về sau. Chứng từ này doanh nghiệp có thể đặt in hoặc mua ở cơ quan thuế. 

Các điều kiện đối với tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT

Lý do nên lựa chọn đồng hồ Casio trẻ em LW-200

2. Doanh nghiệp thuê xe ô tô, xe máy, xe ủi, máy xúc giá trị lớn của cá nhân

Đối với trường hợp này, kế toán nên xử lý bằng cách chuyển sang ký hợp đồng với các cá nhân cho thuê phương tiện vận tải.

– Để hợp đồng có giá trị pháp lý, hồ sơ phải bao gồm những giấy tờ sau:

– Hợp đồng giao khoán;

– Chứng minh thư hoặc căn cước công dân của cá nhân cho thuê (bản photo);

– Biên bản nghiệm thu công việc;

– Các chứng từ thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán hay phiếu cho bằng tiền mặt hay giấy báo nợ thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán cần lưu ý, nếu giá trị thanh toán của chi phí vận chuyển, bốc dỡ lớn hơn 20 triệu đồng thì phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản đăng ký với cơ quan thuế đến tài khoản cá nhân cung cấp dịch vụ.

– Hóa đơn bán lẻ do cơ quan thuế cấp. Cụ thể, cá nhân cho thuê xe phải mang theo những giấy tờ này lên nộp tại cơ quan thuế: hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, chứng minh thư… để được cơ quan thuế cấp cho 1 hóa đơn bán lẻ để đưa cho doanh nghiệp.

Sau khi xử lý khoản chi phí này thành chi phí được trừ thì kế toán phải hạch toán và phân bổ chi phí một cách hợp lý nhất.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *